Управление материальными ресурсами проекта. Структура управления ресурсами проекта Ресурсы проекта материальные финансовые трудовые

1. Ресурсы проекта.

2. Процессы управления ресурсами.

3. Основные принципы планирования ресурсов проекта.

4. Основные задачи закупок и поставок.

5. Правовое регулирование закупок и поставок.

6. Организационные формы закупок.

1. Управление ресурсами- одна из главных подсистем УП. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью. Управление таким ресурсом, как команда проекта, рассмотрим позже.

В принципе понятие «ресурс» в методологии УП трактуется широко - все, чем располагает проект, в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки, ограничения), информация, знания и технологии, - это взаимосвязанные ресурсы проекта. И основная задача управления этими ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели УП - формирования результата с запланированными показателями.

Рассмотрим две взаимосвязанные группы ресурсов:

а) материально-технические, т. е. сырье; материалы, конструкции, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; ресурсы типа «мощности», или технологические ресурсы, т. е. машины, механизмы для выполнения работ проекта; устанавливаемое оборудование и пр.;

б) трудовые, осуществляющие непосредственную работу с материально-техническими ресурсами, например строители, водители машин, монтажники оборудования и пр.

Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на ТЭО, прединвестиционной фазе при разработке ОИ затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.

В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограниченны, и потому основными задачами управления ресурсами являются:

а) оптимальное планирование ресурсов;

б) управление материально-техническим обеспечением, в том числе:

Закупками ресурсов,

Снабжением: поставками ресурсов, запасами ресурсов, распределением ресурсов по работам проекта.

2. Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение и управление запасами ресурсов.

Закупки ресурсов - центральный элемент системы управления ими. Рассмотрим основные понятия.

Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, т. е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.

Управление закупками, материально-техническим обеспечением проекта - подсистема УП, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг от внешних организаций - поставщиков. Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.

Управление поставкамивыделяется в качестве самостоятельной подсистемы наряду с управлением закупками. Включает:

Планирование поставок;

Организацию бухгалтерского учета;

Доставку, приемку и хранение товара;

Учет и контроль доставки.

Планирование и организация закупок и поставок- первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоит из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.

Выбор поставщиковосуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности. Список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Размещение заказов. Совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок. Оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов, которое производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставкамиосуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта. Все изменения вносятся в общий график, основываются на стандартных формах отчетности.

3. Как основная составляющая УП ресурсное планирование включает:

Разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;

- разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;

Контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.

Ресурсы являются обеспечивающими компонентами работ по проекту, включающими исполнителей, энеpгию, матеpиалы, обоpудование и т.д. Соответственно с каждой pаботой можно связать функцию потpебности в pесуpсах и расчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом, а методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.

Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта:

а) ресурсное планирование при ограничении по времени;

б) планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход - ресурсное планирование при ограничении по временипредполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Второй подход - планирование при ограниченных ресурсахпредполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами - к организации их закупок и поставок.

В проектах на стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту - основа определения во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой распределения закупленных ресурсов по работам проекта.

Ресурсное планирование включает в себя ряд компонентов, в том числе: разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта; разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей; контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.

Ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.

Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта: ресурсное планирование при ограничении по времени; планирование при ограниченных ресурсах. Первый подход - ресурсное планирование при ограничении по времени - предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок. Второй подход - планирование при ограниченных ресурсах - предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами - к организации закупок и поставок ресурсов.

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта - обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части: закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе; поставки на место производства работ.

Структура задач материально-технического обеспечения проектов укрупненно сводится к следующим шагам: подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг; планирование и организация процесса закупок; изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками; предварительный отбор участников торгов; подготовка документов для торгов; проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги; размещение заказа, включая переговоры о поставках; контроль за поставками с принятием необходимых мер в случае появления отклонений; разрешение конфликтов; взаиморасчеты; наем на работу необходимых специалистов, включая консультантов; планирование поставок; организация бухгалтерского учета; доставка, приемка и хранение товара; учет и контроль доставки.

Правовое регулирование закупок и поставок. Главная правовая форма организации и регулирования отношений при осуществлении закупок между их участниками - договор. Договор поставки - это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным потреблением, а покупатель обязуется принимать товар и платить за него определенную цену.

Организационные формы закупок. Различают следующие организационные формы закупок: прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов; посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т. е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами; биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю: непосредственно от своего имени и за свой счет; от имени клиента и за его счет; от своего имени за счет клиента; от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.

Требования к управлению закупками и поставками. Рассмотрим требования к некоторым из вышеперечисленных шагов в цикле закупок и поставок, характерные для рыночной экономики: закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации; графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз; план должен охватывать весь проект в целом; выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов; в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.

Можно выделить следующие типы товарных рынков: рынки продукции, при приобретении которой потребитель руководствуется установленными стандартами, достаточно полно характеризующими ее с точки зрения возможностей использования. К их числу относятся рынки металлопродукции, топлива, химических материалов, цемента, строительных материалов, универсального оборудования. Для этого типа рынков определены следующие формы хозяйственных связей: торговля через товарные биржи или специализированные посреднические организации различных типов; рынки продукции, которую потребитель может приобретать по образцам или руководствуясь каталогами предприятий-изготовителей. Это - рынки приборной продукции, инструмента, электрооборудования, изделий электронной и радио промышленности, торгового оборудования и т.д. Для данного типа рынков наиболее естественным является широкое участие универсальных оптово-посреднических организаций, фирм - «интеграторов» через промышленные ярмарки, а для изделий, требующих наладки и технического обслуживания, - через фирменную торговлю, специализированные оптово-сервисные фирмы; рынки продукции, реализуемой по индивидуальным заказам потребителей. Это рынки уникального оборудования, прокатных станов, крупных энергомашин, автоматических линий, химического оборудования и др. Для таких рынков наиболее естественны прямые связи предприятий, фирменный принцип организации торговли, наличие специализированных комплектующих организаций.

Договоры на поставку материально-технических ресурсов. В современных условиях поставки приобрели форму обмена товарами. Договор поставки товаров стал основополагающим документом, регламентирующим сроки, объемы и условия поставки. Проект-менеджер становится ключевой фигурой, координирующей поставки в интересах проекта в целом.

Планирование поставок. Исходными данными для календарного планирования ресурсного обеспечения проектов являются следующие документы: календарный план производства строительно-монтажных работ на объектах; календарный план ввода объектов в эксплуатацию и задания по окончании этапов строительно-монтажных работ; годовой план закупок ресурсов; годовой график поставки материалов от специализированных товарных организаций; договоры и спецификации; нормативно-технологическая документация по материально-техническому снабжению и комплектации; информация о ходе выполнения плана строительно-монтажных работ за период, предшествующий планируемому; информация о ходе сдачи объектов в эксплуатацию и об окончании этапов строительных работ за период, предшествующий планируемому; информация о выполнении заказов за период, предшествующий планируемому; информация о движении остатков строительных материалов; производственно-технические нормы расхода строительных материалов; нормы производственных запасов.

На основании календарной заявки-графика и нормативно-технической документации определяется объектная потребность в конструкциях, полуфабрикатах и материалах по этапам в соответствии с их составом, указанным в технологических комплектах. Рассчитанная объектная потребность - основа для разработки квартальных заказов для проекта.

Поставки материально-технических ресурсов. Организация материального обеспечения строительных проектов основана на системе производственно-технологической комплектации. Эта система предполагает единство комплектного изготовления конструкций и изделий, поставки и транспортирования всех материальных ресурсов в соответствии с технологической последовательностью реализации проекта, способствует наиболее рациональному и экономному использованию ресурсов.

На стадии разработки проекта создается модель технологической комплектации. В составе планов проекта разрабатывается определенная унифицированная нормативно-технологическая документация - комплекс документов, который является нормативной базой производственно-технологической комплектации проекта. Комплекты конструкций, изделий и материалов должны поставляться одновременно и, как правило, в полной технологической готовности для производственного потребления, в контейнерах и пакетах непосредственно в рабочую зону проекта.

Вопросы управления закупками и поставками взаимоувязаны с вопросами управления запасами ресурсов. За решением вопросов «что нужно закупить», следуют решения: сколько нужно приобрести, а в соответствии с этим определяется - какой объем каждого ресурса необходимо иметь в виде определенного запаса с целью: минимизации риска приостановки производственного процесса в связи с нехваткой ресурса для производства работ; обеспечения ритмичного производства между моментами поставок ресурса.

Задача определения регламента и объемов поставок и запасов относится к классу оптимизационных задач управления ресурсами. В качестве целевой функции в управлении запасами выступают суммарные затраты на содержание запасов, на складские операции, потери от порчи при хранении и пр. Естественно, что такие затраты должны минимизироваться. Управляемыми параметрами в этой задаче выступают объемы запасов; частота, сроки и объемы их пополнения; степень готовности ресурса, хранящегося в виде запаса.

Точка заказа, или пороговый запас - минимальная величина запаса ресурса, при которой необходим новый заказ для его пополнения, или момент времени, когда должен быть произведен заказ.

Страховой запас - минимальный целесообразный запас ресурсов, предназначенный для бесперебойного снабжения производства в случае нарушения хода поставок по сравнению с запланированным. Резервный запас определяется путем оптимизационного расчета; при этом принимаются во внимание условия поставок ресурсов, существенность ресурса для планомерного хода работ по проекту, наличие рисков поставок и пр.

Понятие запасы относится не ко всем видам ресурсов. В самом общем виде запасы определяются как ресурсы, хранящиеся на складах, и включают в себя: товарно-материальные запасы; незавершенное производство; готовую продукцию на складе.

Под управлением запасами понимается контроль за состоянием запасов и принятие решений, нацеленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запасов, необходимых для эффективной реализации проекта.

Управление запасами осложняется постоянно меняющейся обстановкой, в которой осуществляется планирование закупок, поставок и формирование запасов ресурсов. Цель системы управления запасами - обеспечение бесперебойного обеспечения процессов выполнения работ по проекту в установленные сроки и запланированным качеством при минимально возможных затратах на содержание запасов.

Виды запасов. Каждый из видов запасов выполняет определенные функции. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся виды запасов.
Транзитные запасы - определенные ресурсы для хранения транзитных запасов сырья с дальнейшим распределением ресурсов с транспортировкой на небольшие расстояния. Для снижения транзитных запасов применяются различные способы, включая местных поставщиков, формирование мелких партий ресурсов.

Линейные запасы - формируется товарами, находящимися в процессе перевозки, перемещения от поставщиков к потребителям или производства. Факторы, определяющие размер линейных запасов: время перевозки; расстояние, на которое перевозятся грузы; оптимальность хозяйственных связей между поставщиками и потребителями и др. Размер запасов в большей степени зависит от времени перевозки и относительно - от времени продвижения продукции.

Затраты на формирование и хранение запасов. Содержание запасов неминуемо влечет за собой расходы. Наиболее известные виды затрат на содержание запасов: пространство, рента и стоимость риска. Затраты на формирование и хранение запасов представляют собой расходы, связанные с: отвлечением оборотных средств в запасы сырья, материалов и др.; текущим обслуживанием запасов, в том числе издержки на проведение инвентаризаций, процентные ставки за банковский кредит и т.п.; издержками хранения; стоимостью рисков.

Под пространством понимаются расходы на амортизацию, содержание, отопление и т.д., занимаемого под запас помещения. Рента представляет собой расход на вложенный в запас капитал.

Под стоимостью риска подразумеваются последствия различных страховых случаев, а также оценка стоимости риска в денежной форме. Стоимость этих рисков с той или иной степенью точности выражается через расходы на страхование, через тарифы и ставки страховых премий.

Невостребование запасов может привести к некондиции, уничтожению и продаже по сниженным ценам.

Ресурсы проекта

Управление ресурсами - одна из главных подсистем УП . Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью (см. гл. 15). Управление таким ресурсом, как команда проекта, рассматривается в гл. 19.

В данной главе рассматриваются две взаимосвязанные группы ресурсов:

материально-технические, т.е. сырье; материалы, конструкции, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; ресурсы типа «мощности», или технологические ресурсы, т.е. машины, механизмы для выполнения работ проекта; устанавливаемое оборудование и пр.;

трудовые, осуществляющие непосредственную работу с материально-техническими ресурсами, например строители, водители машин, монтажники оборудования и пр.

оптимальное планирование ресурсов;

управление материально-техническим обеспечением, в том числе:

закупками ресурсов;

снабжением: поставками ресурсов, запасами ресурсов, распределением ресурсов по работам проекта.

На рис. 18.1 представлена структура материально-технического обеспечения проектов.

Процессы управления ресурсами

Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение и управление запасами ресурсов.

Структурная модель процессов управления ресурсами приведена на рис. 18.2.

Рис. 18.2. Структурная модель управления ресурсами проекта

Закупки ресурсов - центральный элемент системы управления ими. Приведем основные понятия .

Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, т.е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.

Управление поставками выделяется в качестве самостоятельной подсистемы наряду с управлением закупками. Включает:

Планирование поставок;

Организацию бухгалтерского учета;

Доставку, приемку и хранение товара;

Учет и контроль доставки.

Планирование и организация закупок и поставок - первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоит из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.

Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности. Список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Контроль за поставками осуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта. Все изменения вносятся в общий график, основываются на стандартных формах отчетности.

Основные принципы планирования ресурсов проекта

Как основная составляющая УП ресурсное планирование включает:

разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;

разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;

контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.

Ресурсы являются обеспечивающими компонентами работ по проекту, включающими исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах и расчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом, а методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.

Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта (более подробно см. в гл. 13.):

ресурсное планирование при ограничении по времени;

планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход - ресурсное планирование при ограничении по времени предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Второй подход - планирование при ограниченных ресурсах предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

Управление поставками материальных ресурсов в проектной среде Содержание

Введение. 4

Глава 1. Теоретические основы управления материальным обеспечением проекта 7

1.1.Проект и фазы жизненного цикла проекта. 7

1.2. Основы планирование проекта. 12

1.3. Понятие ресурс. Виды ресурсов. 17

1.4. Управление материально-техническими ресурсами проекта. 22

1.5. Методы планирования материально-технического обеспечения в проектной среде 24

Выводы по главе I 26

Глава 2. Управление материальными ресурсами проекта (на примере -Партнер») 27

2.1. Резюме проекта. 27

2.2. Потребность проекта в материально-техническом обеспечении. 28

2.3. Календарный план проекта и план управления поставками. 33

Выводы по главе II 49

Заключение. 51

Список использованной литературы.. 54

Введение

В современных представлениях об управлении любой комплекс мероприятий, в результате которого к заданному сроку должна быть достигнута некоторая цель, при ограниченных ресурсах, рассматривается как проект. Управление проектами, как методология управления является методической основой разумной реализации мероприятий административного, промышленного, экономического, военного и т. д. характера.

В настоящее время в России формируются условия и предпосылки широкого применения методов управления проектами. В связи с этим, на многих предприятиях управление проектами должно представлять основную форму планирования и контроля текущей деятельности.

Практически каждый менеджер должен планировать деятельность своих подчиненных на основе проекта. Методы управления проектами позволяют точно знать менеджеру что требуется делать в каждый момент времени и кто именно должен это делать, а также вероятность своевременного завершения отдельных операций проекта.

Управление проектами - синтетическая дисциплина, объединяющая как специальные, так и надпрофессиональные знания. Специальные знания отражают особенности той области деятельности, к которой относятся проекты (строительные инновационные, экологические, исследовательские, организационные). Общие закономерности, присущие проектам во всех областях деятельности, охватываются такими дисциплинами как теория вероятностей, методы анализа сетей, исследование операций, логистика, прикладные программные средства, бизнес-план, стратегическое планирование, финансовое моделирование, технологии управления .

Планирование и управление – это не только составление, опимизация и отслеживание календарных планов , но и управление ресурсами, необходимыми для реализации проекта. При этом управление временем

Глава 1. Теоретические основы управления материальным обеспечением проекта

1.1.Проект и фазы жизненного цикла проекта

В различных источниках можно найти разнообразные определения понятия «проект»; в целом, они не противоречат, а дополняют друг друга. Проект (англ. project)– это :

¾ что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие (Толковый словарь Webster);

¾ некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (Кодекс знаний об управлении проектами);

¾ уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы достичь цели соответствии конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам (ISO/TR 10006:1997(Е));

¾ группа работ/задач, которые необходимо выполнить в заданный период для достижения поставленных целей (Project Management Handbook, Cleland, King);

¾ временная структура для создания уникального продукта, услуги (PMBoK, Project Management Institute).

Ключевыми особенностями проекта являются :

¾ строгие и обоснованные цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований;

¾ наличие внутренних и внешних взаимосвязей операций, задач и ресурсов, которые требуют четкой координации при выполнении проекта, что создает возможность представления в виде комплекса взаимоувязанных работ;

1.2. Основы планирование проекта

Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы .

В зависимости от уровня выделяются :

· концептуальный план;

· стратегический план реализации проекта;

· тактические (детальные, оперативные) планы.

Планирование и перепланирование проекта осуществляется в течение всего срока реализации проекта.

Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые события (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимозависимость.

Именно на этом этапе используются системы календарного планирования, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Ганта, гистограммы потребности проекта в ресурсах и финансировании.

Обобщенно алгоритм процесса планирования представлен на рисунке 1.3.

Ключевые результаты процесса планирования :

1. Определение целей проекта.

2. Структура работ проекта.

3. План управления затратами.

4. План управления изменениями.

5. Потребность в ресурсах.

6. План коммуникаций.

7. Бюджет.

8. Финансовый план.

1.3. Понятие ресурс. Виды ресурсов

Значимость процессов управления ресурсами проекта столь велика, что самые совершенные программные средства не могут быть применены без надлежащей серьезной предварительной работы руководителя и/или менеджера проекта.

Ресурсы - обеспечивающие компоненты деятельности, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т. д. Соответственно, с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах. Каждая временная оценка базируется на допустимом использовании определенного количества ресурсов, и, следовательно, рассчитывая вначале продолжительность проекта, мы можем загодя рассчитывать наперед использование ресурсов (рис. 1.4)

Рис. 1.4. График ресурса «рабочая сила»

В данном примере перегрузка происходит в дни с пятого по восьмой: следовательно, если мы не передадим эту работу кому-то еще или не привлечем дополнительные ресурсы (персонал), то мы не может ожидать выполнения нашего проекта в заданные сроки, оставшаяся альтернатива в изменении расписания некоторых работ, которые составляют перегрузку. Мы можем, например, задержать работы на три дня и избежать ресурсной перегрузки.

1.4. Управление материально-техническими ресурсами проекта

Управление ресурсами – одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. В рамках календарного планирования работ по проекту описываются потребности в ресурсах по работам в виде функции потребности. Потребность работы в складируемом ресурсе описывается функцией интенсивности затрат, показывающей скорость потребления ресурса в зависимости от фазы работы, либо функцией затрат, показывающей суммарный, накопленный объем требуемого ресурса в зависимости от фазы.

Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.

В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и потому основными задачами управления ресурсами являются:

Реконструируемое здание предполагается расположить на арендуемом в настоящее время участке (Постановление администрации г. Клин № 000 от 01.01.2001г.) в Центральном округе, в центральной части г. Клин. Проектом также предусмотрен выкуп данного земельного участка в собственность.

На участке предусматривается завершение строительства комплекса 5-этажного жилого дома с пристроенными помещениями сберегательной кассы по ул. Л. Толстого, запроектированного «Клингражданпроект» в 1989г. Жилой дом был сдан в эксплуатацию в 1995-96гг. Строительство пристройки было прекращено в1996г.

Реконструируемая пристройка, площадью застройки 537,27 м2, имеет угловое решение в плане.

Благоустройство территории участка разработано в пределах отведенных границ. Кроме того, проектом предусмотрено дополнительное благоустройство участка. Открытая автостоянка для легковых автомашин предусмотрена со стороны ул. Л. Толстого, с устройством кармана вдоль проезжей части в границах красной линии и в увязке с планировочным решением участка незавершенного строительством комплекса школы комсомольского актива.

2.3. Календарный план проекта и план управления поставками

Срок реализации проекта – 14 месяцев.

Поэтапный календарный план-график намеченных мероприятий представлен в таблице 2.3.

2.4. Рекомендации к процессу управления материальными ресурсами проекта

Непрерывное усложнение процесса материально-технического снабжения требует все увеличивающихся затрат труда на его осуществление. В то же время напряженный баланс трудовых ресурсов в стране не позволяет решать усложняющиеся проблемы обеспечения строительства средствами производства средствами производства экстенсивным путем, т. е. за счет увеличения количества работников и массы потребляемых ресурсов. Их можно и нужно решать только путем интенсификации процесса обеспечения строительства материальными ресурсами, разработки и осуществления мероприятий по повышению эффективности и качества всех сторон деятельности органов снабжения. Применительно к процессу материально-технического снабжения эффективность и качество означают наиболее полное, своевременное, качественное, а также с наименьшими затратами трудовых, материальных и финансовых ресурсов выполнения всех функций этого процесса.

Непрерывное совершенствование обеспечения производства продукцией производственно-технического назначения оказывает влияние на улучшение экономических показателей производства. Пути улучшения обеспеченности материальными ресурсами отражены на рисунке 2.2.

Заключение

Таким образом, в ходе написания выпускной квалификационной работы на тему «Управление поставками материальных ресурсов в проектной среде» мы определили, что управление ресурсами – одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью.

Выделяют невоспроизводимые и воспроизводимые виды ресурсов.

Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием «работа», поскольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту.

Управление материальными ресурсами проекта начинается по сути на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.

Рациональное использование материалов и применение прогрессивных технологий позволяют уменьшить стоимость израсходованных материалов, сократить время их обработки, а значит снизить себестоимость проекта.

В качестве объектов управления в строительстве могут выступать процессы осуществления строительных программ или в отдельности ИСП, а в строительном производстве - производственные процессы их реализации.

Исходя из продолжительности цикла управления методы управления могут быть стратегическими, рассчитанными на текущий год или на оперативный и краткосрочный периоды . В основе этих методов лежат планы:

Список использованной литературы

1. ANSI/PMI Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBooK)

3. Виханский управление: Учебник. – М.: Экономистъ, 2009. – 396 с.

4. Воробович, модели, методы и алгоритмы решения задач календарного планирования в управлении строительными проектами / . - Красноярск: Изд-во КрасГАУ, 201с.

5. Современные методы Управления портфелями проектов и Офис управления проектами: Максимизация ROI Пер. с англ. - М.: , 20с.

6. Корпоративный и проектный менеджмент: толковый англо – русский словарь справочник. , –М., Омега-Л, 2009.

7. Корпоративный менеджмент. Справочник для профессионалов / , и др. –М., Высшая школа 2008. – 219 с.

8. Пособие по управлению проектами / , и др. –М., Омега-Л 2004.

9. , Primavera в управлении проектами. Практическое пособие. М.: Издательство, 2009. - 315 с.

10. Управление проектами: международный подход. Справочник для профессионалов / , - М., Омега-Л 2012.

11. Управление проектами. Справочник для профессионалов, изд. 2-е доп., испр. / , и др. –М., Омега-Л 2009.

Любая организационная система, проект не является исключением, представляет собой сложную систему обязанностей в процессе созидательной деятельности. Управление проектом, само по себе, является основной функцией проекта, как динамической системы. Однако эта основная функция может быть представлена некоторыми ее составляющими, иначе говоря, подфункциями. Можно выявить наиболее общие подфункции управления проектом, относящиеся к любому проекту.

В процессе осуществления проекта и управления им во всех подсистемах и на всех фазах жизненного цикла выполняются определенные системные функции, такие как:

1) Планирование - деятельность, направленная на разработку плана. Планирование как функция управления включает определение стратегий, политики, процедур для реализации проекта. Планирование в проектной среде можно определить как предварительную проработку и выбор прогнозных решений по реализации проекта в условиях различных альтернатив, базирующихся на знании предметной области и возможных неопределенностей (рисков) реализации проекта. При этом, в контексте управления проектами планирование включает также процессы организации осуществления планов, корректировки планов и контроля за их выполнением. В управлении проектами планирование воплощает в себе организующее начало всего процесса реализации проекта. Планирование охватывает все фазы проектного цикла и является непрерывным процессом. Она начинается с участия проект-менеджера в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений выполнения проекта и разработке его деталей, включая составление конкретных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается лишь при завершении проекта. Принятые в процессе планирования решения должны обеспечить реализуемость проекта в заданные сроки и минимальной стоимостью и затратами ресурсов и при высоком качестве выполнения работ. Одна из основных целей планирования - интеграция участников проекта для выполнения комплекса работ, обеспечивающих достижение конечных результатов проекта. Планирование является основой контроля, учета и оперативного управления.
2) Организация. В широком смысле организация понимается как совокупность структуры системы и способов функционирования ее элементов. Применительно к управлению проектами организация рассматривается как одна из основных функций и как организационная форма деятельности. Организация как функция представляет собой процесс упорядочения, согласование взаимодействия более или менее дифференцированных частей целого. Иными словами, это совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между элементами проекта.
3) Контроль жизнедеятельности проекта - функция управления проектом, включающая процессы наблюдения за ходом реализации проекта с целью проверки соответствия фактического выполнения запланированным показателям, предусмотренным планами, контрактами, соглашениями и т.д. Функция контроля проекта выполняется на всех фазах и во всех его подсистемах и включают: контроль издержек, контроль сроков и продолжительности работ, контроль качества, контроль рисков, контроль бюджет проекта, контроль выполнения решений, контроль материально-технических запасов по проекту и т.д.
4) Мотивация. Процесс побуждения в личности желания работать для достижения целей организации при одновременной реализации его собственных целей. Следует различать мотивацию, как исследование побудительных причин действий человека, и мотивацию, как способ воздействия на поведение человека. Ранее исследование этой проблемы являлась уделом преимущественно специалистов, однако, в связи с бурным развитием и усложнением социальных и экономических отношений, радикальным усложнением коммуникаций, возникла настоятельная необходимость создания таких технологий мотивации, которые были бы достаточно эффективны, в то же время, применимы в повседневной практике деловых отношений. За последние 40 лет мотивация как прикладная область знаний развивалась особенно активно и, как следствие этого, появился целый ряд упрощенных теоретических моделей, основанных на результатах психологических исследований.
5) Оперативное управление. Процесс практического воплощения программ и проектов в каждой из областей деятельности, изменения и оценки результатов, а также сравнения достигнутых результатов с поставленными целями. Оперативное управление можно рассматривать и как самостоятельную подсистему управления, и как одну из основных функций управления проектом. В этой связи целесообразно обозначить подсистему как «управление изменениями», а функцию как «оперативное управление».

Таким образом, управление проектами, используя современные научно-технические и экономические знания, разнообразную технику управления, специальные организационные формы и проектно-ориентированные структуры, позволяет принимать соответствующие решения на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Проект состоит из процессов. Процесс - это совокупность действий, приносящая результат.

«Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

- процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;
- процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
- процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
- процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
- процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
- процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу».

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта. Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами - результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации). В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться. Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы. Фокусируясь на этих связях, опишем отдельные процессы через:

- Входы - документы или документированные показатели, согласно которым процесс исполняется.
- Выходы - документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса.
- Методы и средства - механизмы, по которым вход преобразуется в выход.

«Управление проектами - интегративное начинание, требующее, чтобы каждый процесс, относящийся к проекту и продукту, был надлежащим образом взаимосвязан с другими процессами для облегчения координации».

Действия, предпринимаемые во время одного процесса, обычно влияют на этот процесс и прочие связанные с ним процессы. Например, изменение содержания обычно влияет на стоимость проекта, но может и повлиять на план коммуникаций или качество продукта. Эти взаимодействия в рамках процесса часто требуют поиска компромиссов между требованиями и целями проекта; кроме того, определенные компромиссы относительно исполнения будут различаться от проекта к проекту и от организации к организации. Успешное управление проектами должно включать в себя активное управление этими взаимодействиями, чтобы удовлетворить требования спонсора, заказчика и прочих заинтересованных сторон проекта. При некоторых условиях процесс или набор процессов необходимо повторить несколько раз, чтобы достичь требуемого результата.

Проекты существуют в рамках организации и не могут функционировать в качестве закрытой системы.

Они требуют наличия входных данных из организации и извне, а в ответ они предоставляют организации новые возможности. Процессы проекта могут создавать информацию, которая улучшит управление будущими проектами.

Управление материально-техническими ресурсами проект

Как известно, необходимым условием успешного выполнения проекта является своевременная поставка материально-технических ресурсов в соответствии с проектной документацией и технологией реализации проекта.

Основные задачи обеспечения проекта ресурсами рассматриваются на самых ранних стадиях проработки концепции проекта. Дело в том, что многие проекты представляют собой чрезвычайно материально, энергетические и технически емкие начинания. Зачастую, фактор ресурсного обеспечения оказывается решающим при принятии стратегических решений по проекту. В связи с этим закупки и поставки в контексте УП как правило выделяются в самостоятельную подсистему проекта.

Как отмечалось ранее, закупки и поставки представляют собой два взаимосвязанных процесса. Тем не менее, процесс поставок материально технических ресурсов представляет собой относительно самостоятельную область деятельности. В широком смысле - управление материально-техническим обеспечением, движением товарно-материальных запасов, информационными потоками, логической цепью применительно к производственным, управляющим автоматизированным системам. Наука о планировании, контроле и управлении транспортированием, складированием и другими материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья и материалов до производственного предприятия, внутризаводской переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, доведения готовой продукции до потребителя в соответствии с интересами и требованиями. Володин В.В. «Управление проектами»

Методы планирования материально-технического обеспечения в проектной среде

В последние годы в практике материально-технического обеспечения проектов стали использоваться новые методы и технологии, базирующиеся на концепции логистики.

Понятие логистики многогранно. В самом общем виде она определяется как наука управления (планирования, организации, контроля) движением материальных и связанных с ними информационных и финансовых потоков от первичного источника до конечного потребителя.

Логистика в сфере материально-технического обеспечения понимается как наука о:

· рациональной организации производства и распределения, которая комплексно изучает снабжение, сбыт и распределение средств производства;

· совокупности различных видов деятельности в целях получения необходимого количества продукции в установленное время и заранее установленном месте, в котором сложилась потребность в этой продукции;

· взаимодействии всех элементов производственно-транспортных систем -- от производства до потребления;

· управлении процессом физического распределения продукции в пространстве и времени;

· интеграции производственного и перевозочного процессов, включая все транспортные, погрузочно-разгрузочные и другие операции, затребованные клиентурой, и их необходимым информационным обеспечением;

· планировании, управлении и контроле поступающего на предприятие, обрабатываемого там и покидающего это предприятие материального потока и соответствующего ему информационного потока;

· планировании, управлении и контроле материальных, информационных, людских и энергетических потоков;

· физическом распределении материальных ресурсов, техническом, технологическом, организационном и информационном обеспечении данного процесса.

Целью логистики является удовлетворение потребностей потребителей на основе оптимального управления материальными потоками, для чего в логистике организуются информационные потоки.

Материальный поток -- продукция, рассматриваемая в процессе приложения к ней различных логистических операций (транспортировка, складирование и т. п.) и отнесенная к временному интервалу.

Наиболее часто встречающимися логистическими операциями с материальными потоками являются складирование, транспортировка, комплектация, погрузка, разгрузка транспортных средств и т. д. К логистическим операциям с информационными потоками, соответствующими материальным потокам, могут быть отнесены также сбор, хранение и обработка данных.

Таким образом, материальные потоки образуются в результате транспортировки, складирования, выполнения операций с сырьем, полуфабрикатами, готовыми изделиями, начиная от первичного источника вплоть до конечного потребителя. "Управление проектами"

Выводы по главе I

Проект - целенаправленный, заранее проанализированный и спланированный комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию или изменению какого-либо объекта (совокупности объектов) направленный на достижение заранее определенных целей в течение заданного периода времени, при установленном бюджете и определенном качестве.

Жизненный цикл проекта можно разделить на три основные смысловые фазы:

· прединвестиционную включающую, например: предварительное обоснование, технико-экономическое обоснование (ТЭО), анализ инвестиционных возможностей;

· инвестиционную, включающую, например: доклад об инвестиционных возможностях, переговоры и заключение контрактов, проектирование, производство работ, обучение персонала;

· эксплуатационную, включающую, например: приемку и пробный запуск, замену оборудования, расширение, инновации, выход на проектные мощности.

Планирование представляет собой совокупность связанных между собой взаимными отношениями процедур. Первым этапом планирования проекта является разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и пр.

План проекта - комплекс заданий, объединенных общей целью, которые необходимо выполнить в определенной последовательности и в установленные сроки. По своей сути план это модель будущего, сценарий развития событий.

Планирование проекта - приведение системы от желательного состояния к возможному.

Процесс планирования - динамичный, систематический, непрерывный процесс осознания перспективных целей и задач, и нахождения путей их решения.

Цели планирования- формирование взаимно согласованных характеристик желаемых и потенциально осуществимых результатов реализации проекта в рамках заданных ограничений на основе предвидения возможной динамики развития проекта и вариантов будущих решений.

Управление ресурсами -- одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Понятие «ресурс» в методологии управления проектами трактуется широко: все, чем располагает проект, -- в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки ограничения), информация, знания и технологии -- является взаимосвязанными ресурсами проекта.

Управление проектами обычно выделяют два основных вида:

· Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые ресурсы;

· Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые ресурсы; Володин В.В. «Управление проектами»., Управление проектами"

Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г