Эффективность делает людей успешными, конкурентоспособными. Отличный инструмент для исследования того, насколько эффективно вы используете рабочее время, - фотография рабочего времени, другими словами ее еще называют хронометраж. Что это за инструмент, как им пользоваться и какие он приносит результаты - читайте в статье.

Что такое фотография рабочего времени?

Это способ исследования, при котором сплошному измерению подвергается целый рабочий день или определенный промежуток времени. Благодаря такому наблюдению можно получить информацию о том, чем занят сотрудник, группа сотрудников или бригада в течение рабочего дня. Наблюдение ведет специалист, также подобное исследование можно проводить и самостоятельно. Фиксации подвергаются тотально все действия, как относящиеся к работе, так и отвлечения, перекуры, и так далее.

Среди сотрудников, которые увлекаются тайм-менеджментом и осознают важность рационального использования времени, это популярный инструмент. Более того, если вас интересует вопрос о том, как оптимизировать рабочее время, фотография рабочего времени станет первым шагом. Управлять можно только тем, что измеряется. Нередко только наблюдение, даже без внесения изменений в рабочий день, уже приводит к росту эффективности.

Цели

Этот метод преследует ряд целей. Одна из самых важных - выявление потерь времени в течение рабочего дня. Следующая - определение причин потерь времени и разработка системы мероприятий, которая позволит работать более эффективно. Фотография рабочего времени позволяет разрабатывать нормативы по времени для рабочих процессов, перенимать организационный опыт у наиболее успешных сотрудников и обучать ему других людей для достижения высоких результатов.

Особенно ценными такого рода исследования становятся, когда решается вопрос о расширении или сокращении штата, перераспределении обязанностей.

Если вы хотите обсудить со своим руководителем повышение оплаты вашего труда или поиск помощника, составленная самостоятельно индивидуальная фотография рабочего времени станет отличной доказательной базой. У вас будут весомые аргументы, руководитель отнесется к вашим предложениям более серьезно, если подготовиться подобным образом.

Проведение фотографии рабочего времени

Несмотря на то что в названии процедуры присутствует слово «фотография», ничего из фотографической техники не потребуется. Достаточно только бумаги и ручки. Для упрощения задачи разработаны готовые бланки с образцами заполнения. Их можно найти в правовых системах типа «Консультант». Форму можно разработать и самостоятельно или обойтись обыкновенной таблицей.

Одного дня не всегда бывает достаточно, поэтому наблюдение может вестись несколько дней.

Весь процесс можно разделить условно на три этапа: подготовительный, процесс наблюдения, обработка результатов. На подготовительном этапе составляют и заполняют бланки, на этапе наблюдения ведется запись, на этапе обработки результатов подсчитывают, сколько времени занимает тот или иной вид работы, анализируется эффективность, делаются выводы.

Подсчет результатов

• Работы по подготовке и завершению (запуск оборудования, подготовка нужных инструментов, выключение оборудования, уборка рабочего места).
• Организационные вопросы.
• Время, использованное на непосредственное выполнение обязанностей.
• Перерывы на отдых и обед.

Можно выделить более мелкие группы, если это целесообразно для конкретного исследования. Затем рассчитывается коэффициент, показывающий эффективность или неэффективность рабочего дня сотрудника.

Бланк для хронометража

В бланке обязательно должна быть «шапка», куда вносится информация о ФИО и специальности сотрудника, предприятии, на котором ведется исследование, дате и времени проведения анализа.

Затем должна быть таблица. Первая колонка - это порядковый номер, затем столбик для наименования выполняемой работы. В третьей колонке отмечается промежуток времени, со скольки и до скольки выполнялась работа. В четвертой колонке подсчитывается сумма затраченного на работу времени. Можно добавить колонку для примечаний.

Основные виды исследования

Наблюдать могут за одним сотрудником, тогда это будет индивидуальная фотография. Могут наблюдать за группой или бригадой, тогда это будет групповая или бригадная фотография.

Если наблюдение ведется на протяжении всего рабочего дня, то такая фотография называется классической. Можно подвергать фиксации не весь день, а только его отдельные моменты.

Еще одно деление уже упоминалось выше. Наблюдать может специалист, или фотографированием рабочего дня можно заниматься самостоятельно. При использовании стороннего наблюдателя можно столкнуться с негативной реакцией сотрудников. Они могут отказаться работать под наблюдением или, наоборот, начать работать быстрее и больше, чем обычно, что приведет к неверным данным по временным затратам.

Могут быть проведены исследования и при помощи видеоаппаратуры. С одной стороны, это позволяет получить объективную информацию, с другой - не каждое действие можно четко разграничить, наблюдая за ним лишь со стороны, без комментариев лица, выполняющего работу.

Психологическая подготовка

Исследование того, как сотрудниками используется рабочее время - фотография рабочего времени, простой технически, но сложный психологически способ. Сотрудники воспринимают такие исследования как попытку следить за ними, ухудшить условия труда, выявить недостатки и наказать.

Поэтому важно уделить внимание предварительным разъяснениям важности подобного изучения. Серьезное влияние оказывает Если люди работают в атмосфере доверия и доброжелательности, то охотно пойдут навстречу всему, что поможет сделать организацию более эффективной и конкурентоспособной. Если же, наоборот, для коллектива характерно недоверие, постоянные наказания, то получить достоверную информацию, которая действительно даст результаты, будет крайне сложно.

Важно выстроить систему мотивации, при которой сотрудникам было бы выгодно работать наиболее эффективно.

Разбираем пример

Не для всякого сотрудника возможно составить точный хронометраж рабочего дня. Сложнее всего проводить его у сотрудников, занятых на управленческих должностях, особенно сложна фотография рабочего времени бухгалтера. Проще с теми специалистами, у которых операции имеют четкие границы и отличительные признаки. Как правило, это рабочие специальности.

Давайте рассмотрим пример. Сотрудник занимает должность менеджера в корпоративном отделе. Перед вами фотография рабочего времени (образец):

• Начало рабочего дня - 9-00.
• Подготовка (загрузка компьютера, подготовка документов) - 9-10.
• Планерка - 9-15.
• Телефонный разговор с ключевым клиентом - 9-30.
• Проверка электронной почты - 9-42.
• Подготовка договора для клиента - 9-53.
• Перекур - 10-37.
• Подготовка презентации нового продукта для клиента - 10-57.
• Обед - 14-05.
• Стажировка нового сотрудника - 14-58.
• Перекур - 16-15.
• Обзвон клиентов - 16-30.
• Завершение дня (уборка рабочего стола, выключение компьютера) - 17-55.
• Уход домой - 18-00.

Кому нужна такая информация?

В первую очередь заинтересованными лицами являются руководители и собственники компании, которые хотят понять, насколько оптимально загружен персонал, эффективно ли используются трудовые ресурсы компании.

Сотрудники отдела по работе с персоналом, кадровые службы тоже нуждаются в подобных исследованиях, чтобы составлять выполнимые должностные инструкции, подбирать именно то количество сотрудников, которое необходимо в организации, проводить исследовательскую работу.

Ответственные сотрудники и сами заинтересованы в том, чтобы рабочий день был использован эффективно, без простоев и авралов, не создавались ситуации с переработками или работой, взятой на дом.

Теперь вы знакомы с методикой, которая позволяет оценить, эффективно ли используется рабочее время (фотография рабочего времени). Попробуйте применить метод на практике, вы найдете большое количество резервов, увидите, как работать оптимально. Благодаря такому подходу можно превратиться в одного из самых продуктивных работников компании, а это обязательно увидят и оценят по достоинству.

Несмотря на кардинальные изменения в экономике страны, нормирование сохранило роль основного фактора управления производительностью труда. Фотография рабочего времени (ФРВ) по-прежнему остается одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени, а также разработки отдельных видов норм труда. Освоение метода ФРВ позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата нормированием выполняемых на предприятии работ.

Производительность служит мерой эффективности использования имеющихся ресурсов (не только труда, но и сырья, земли, капитала, информации, времени и т. д.) для выпуска необходимой потребителю по количеству, ассортименту и качеству продукции или предоставления услуг. При этом производительность труда является одной из основных, хотя и не единственной, характеристикой эффективности использования как физического, так и овеществленного труда.

Производительность предприятия определяется рядом факторов, разделенных на две группы - мягкие и жесткие. Мягкие факторы, к которым относятся, в том числе, персонал, организационная система, методы работы и стиль управления, достаточно легко поддаются воздействию со стороны предприятия, управляемы и в то же время оказывают существенное влияние на совокупный показатель производительности. Именно поэтому повышению производительности труда уделялось и уделяется большое внимание.

Одним из признанных инструментов решения проблемы эффективного использования трудовых ресурсов предприятия является нормирование труда.

В Украине разрабатывались и разрабатываются отраслевые и межотраслевые нормы и нормативы, например в рамках «Программы создания и постоянного обновления национальной нормативной базы по труду и профессиональной классификации на 2004–2007 годы», утвержденной Постановлением КМУ от 18 марта 2003 г. № 356. Однако одной из характерных особенностей нынешней экономики страны является существенная неравномерность развития предприятий, что обуславливает значительное снижение применимости (соответствия) утвержденных межотраслевых и отраслевых норм. В то же время в соответствии с Кодексом законов о труде Украины внедрение, замена и пересмотр норм труда проводится собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем). Собственник или уполномоченный им орган должен разъяснить работникам причины пересмотра норм труда, а также условия, на которых должны применяться новые нормы. О внедрении новых и изменении действующих норм труда собственник или уполномоченный им орган сообщает работникам не позднее чем за один месяц до их введения (ст. 86 КЗоТ).

Поэтому утвержденные межотраслевые и отраслевые нормы и нормативы носят рекомендательный характер.

Основная ответственность за проверку соответствия межотраслевых и отраслевых норм реальным организационно-техническим условиям на предприятии, определение погрешности, доработку, изменение действующих или разработку новых норм ложится на предприятие и его специалистов по нормированию.

Главная задача нормирования - установление необходимых затрат живого труда (затраты рабочего времени), овеществленного труда (оборудование, технологический процесс, предмет труда) и условий выполнения работы (организация рабочего места, разделение и кооперация, условия труда и т. д.) с целью:

• повышения производительности труда;
• определения необходимой численности, профессионального и квалификационного состава работающих;
• организации оперативного планирования;
• организации оплаты труда;
• совершенствования организации труда.

Принято выделять четыре вида норм труда:

Норма времени - количество затрат рабочего времени, установленное для выполнения одной единицы работы работником или группой работников (бригадой) соответствующей квалификации в заданных организационно-технических условиях.

Норма выработки - установленный объем работ (количество единиц продукции), который работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны выполнить (изготовить, перевезти и т. д.) за единицу рабочего времени в заданных организационно-технических условиях. Норма выработки является величиной, обратной норме времени.

Норма численности - установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объема работ в заданных организационно-технических условиях.

Норма обслуживания - количество производственных объектов (единиц оборудования, рабочих мест, голов скота и т. д.), которое работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны обслуживать в течение единицы времени в заданных организационно-технологических условиях. Норма управляемости - особый вид норм обслуживания для нормирования работы руководителей различных административных уровней.

Наибольшее распространение получили нормы времени и выработки, которые используются как непосредственно для оценки и оплаты труда работников, так и для планирования производства и численности персонала. Эти нормы удобны для применения и понятны всем категориям работников.

Нормы численности и обслуживания распространены в меньшей степени, особенно отраслевые и межотраслевые. Такие нормы обычно учитывают типовой состав работ нормируемой категории персонала. Если на предприятии состав работ, например по бухгалтерскому учету или ремонту и техническому обслуживанию, отличается от приведенного в сборнике норм, то применимость нормы снижается.

Разработка, апробация и внедрение трудовых норм представляют собой многогранный процесс, требующий от исполнителей (нормировщиков) значительных затрат времени, труда и высокой квалификации.

Рабочее время используется персоналом предприятия не только для работы, структура рабочего времени значительно сложнее. Оно включает в себя (cм. рис.) :

Время работы - период времени, в течение которого рабочий выполняет ту или иную работу, предусмотренную и не предусмотренную производственным заданием.

Выполнение заданий - время выполнения задания состоит из подготовительно-заключительного времени, оперативного времени и времени обслуживания рабочего места.

Подготовительно-заключительное время затрачивается рабочим на подготовку себя и средств производства к выполнению нового производственного задания, изготовлению новой партии изделий, и выполнение всех работ, связанных с его окончанием (получение материалов, инструментов, приспособлений, рабочего наряда и технической документации, прохождение инструктажа, установка и снятие инструментов и приспособлений, настройка оборудования, сдача готовой продукции, сдача приспособлений, инструментов, рабочего наряда, технической документации и остатков материалов). Рассчитывается один раз на всю партию изделий. В зависимости от серийности производства и оборудования может составлять от 1 до 15% рабочего времени.

Оперативное время - период, в течение которого работник выполняет заданную операцию - изменяет форму, свойства и качество предмета труда или его положение в пространстве.

Основное время - часть оперативного времени, затрачиваемого на выполнение цели данного процесса по качественному или количественному изменению средств труда.

Вспомогательное время - часть оперативного времени, затрачиваемого на выполнение действий, создающих возможность выполнения основной работы (загрузка машины сырьем, разгрузка и съем выработанной продукции, установка и переустановка деталей, инструментов и приспособлений, перемещения рабочего, связанные с выполнением операции).

Обслуживание рабочего места - затраты времени на действия, связанные с уходом за рабочим местом и поддержанием оборудования, инструментов и приспособлений в рабочем состоянии в течение смены.

В зависимости от характера участия рабочего в выполнении производственных операций время работы может быть временем ручной, машинно-ручной работы и временем наблюдений за работой оборудования.

Подготовительно-заключительное время, как правило, бывает ручным; основное - ручным, машинно-ручным, машинным, автоматизированным; вспомогательное - ручным, машинно-ручным или механизированным. Время обслуживания рабочего места может быть ручным и машинно-ручным.

Работа не по заданию - затраты времени на выполнение случайных, не свойственных данному рабочему операций, которые могут быть устранены (хождение за инструментом, исправление брака и т. д.).

Случайная работа - затраты времени на выполнение случайных, не свойственных данному рабочему операций.

Непроизводительная работа - затраты времени на хождение и поиски (материала, заготовок, инструмента, мастера, наладчика и т. п.), а также на изготовление продукции, забракованной не по вине рабочего.

Перерывы на отдых и личные нужды используются рабочим для отдыха в целях предупреждения утомления и поддержания нормальной работоспособности (отдых) , а также на личную гигиену (личные нужды) .

Перерывы организационно-технического характера обуславливаются установленной технологией и организацией производства, а также нарушениями нормального течения производственного процесса.

Перерывы по технологическим и организационным причинам - время на отвод работающих из зоны взрыва, перерывы между выгрузкой и загрузкой термической печи, требуемые технологией, и др. Эти перерывы регламентируются и входят в норму труда.

Перерывы в связи с нарушением нормального течения производственного процесса могут быть вызваны задержками в подаче сырья и полуфабрикатов, отсутствием энергии, заготовок, ожиданием мастера, подсобного рабочего, транспорта, проведением внепланового ремонта и другими причинами, нарушившими нормальный ход производственного процесса. Эти перерывы по сути - простои по различным организационно-техническим причинам, зависящим от производства.

Перерывы в связи с нарушением трудовой дисциплины (опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и др.) являются простоями по вине рабочего.

При нормировании труда на предприятии, как правило, сосредотачивают внимание на нормировании оперативного времени. В принципе это правильно, поскольку именно в это время создается продукция (предоставляются услуги) предприятия, то есть реализуемый им на рынке товар. В то же время не всегда уделяется должное внимание увеличению доли оперативного времени в рабочем времени, установлению норм на подготовительно-заключительное время, время обслуживания рабочего места и регламентированных перерывов.

Одним из наиболее удобных методов решения задач по оценке и анализу структуры затрат и потерь рабочего времени, разработке мероприятий по совершенствованию организации труда и повышению его производительности за счет устранения потерь и нерациональных затрат рабочего времени является фотография рабочего времени .

Данные фотографии рабочего времени могут быть использованы, в частности, для нормирования:

• подготовительно-заключительного времени;
• времени на обслуживание рабочего места;
• времени на отдых и личные нужды;
• численности;
• обслуживания;

а также для выявления причин невыполнения (перевыполнения) норм.

Фотография рабочего времени в зависимости от объекта наблюдения и форм организации труда бывает индивидуальной, групповой и бригадной.

Фотография рабочего времени может проводиться методом непосредственных наблюдений (классическая фотография рабочего времени) и методом моментных наблюдений. Кроме того, распространено проведение самофотографии.

Если фотография рабочего времени применяется для разработки норм времени, то объектами наблюдения выбираются рабочие места с хорошей организацией труда, исключающей потери времени, и рабочие, выполняющие нормы. Если фотография используется для анализа структуры затрат рабочего времени, то рабочее место анализируется «как есть», никаких дополнительных мер по улучшению работы перед проведением фотографии не принимают.

При проведении фотографии рабочего времени обязательно должны быть обеспечены:

• исправность машин, станков и оборудования;
• требуемое качество материалов и инструментов, необходимых для выполнения работы и их своевременная подача;
• своевременное снабжение электроэнергией, газом и иными источниками энергопитания;
• своевременное обеспечение технической документацией;
• здоровые и безопасные условия труда (соблюдение норм и правил охраны труда, необходимое освещение, отопление и вентиляция, минимизация вредных воздействий шума, излучений, вибрации и т. д.).

Если указанные условия не выполняются, то проводимые исследования не будут соответствовать нормам Кодекса законов о труде Украины (ст. 88).

Особенно важно помнить, что фотография рабочего времени не применяется для нормирования оперативного времени. Для этого используются хронометражные наблюдения. Совмещение фотографии рабочего времени и хронометража называется фотохронометражем.

В зависимости от типа производства для обеспечения достаточной точности результатов рекомендуется проводить от 5 (для единичного и мелкосерийного) до 20 (для массового) фотографий рабочего времени для каждого рабочего места (группы подобных рабочих мест), обобщая полученные результаты.

Индивидуальная фотография рабочего времени

При индивидуальной фотографии рабочего времени объектом наблюдений является один работник, работающий на определенном рабочем месте.

Фотографирование, то есть непосредственное наблюдение и измерение затрат рабочего времени, ведется по текущему времени, обычно с точностью до 30 с, что позволяет пользоваться обычными часами с секундной стрелкой. Если требуется большая точность, например для отделения вспомогательного времени от основного, пользуются секундомером.

Наблюдатель должен быть на рабочем месте до начала работы, наблюдение начинается по сигналу «начало работы (смены)» и завершается по сигналу «конец смены».

Фотографирование ведется по текущему времени. Расчет длительности элементов ведется при обработке результатов.

Результаты замеров заносятся в наблюдательный лист (табл. 1) , в котором время начала наблюдений отмечается в первой строке фотокарты. В момент начала нового явления (действия) наблюдатель заносит в колонки 1 и 2 его порядковый номер и содержание, а при его окончании - в колонки 3 и 4 текущее время по часам. Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие. Запись каждого элемента работы или перерыва должна заноситься раздельно по категориям затрат рабочего времени. Особенно четко следует отличать элементы подготовительно-заключительного времени от оперативного, работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывов в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1–4 (табл. 1) заполняются непосредственно в процессе наблюдений, остальные - при обработке результатов фотографии.

После заполнения фотокарты результатами наблюдений проводится расчет длительности каждого из элементов, результаты которого отмечаются в колонке 5.

В колонке 6 «Перекрывается №…» отмечаются порядковые номера записей наблюдений, содержащих машинное время, которыми перекрывается данный замер времени ручной работы.

Для характеристики оперативного времени в колонке 7 указывается количество произведенных изделий (выполненных работ).

В колонке 8 указывается индекс затрат времени, то есть характеристика вида затрат рабочего времени в соответствии с принятой на предприятии классификацией.

Как правило, это:

• ПЗ - подготовительно-заключительное время;
• ОП - оперативное время;
• ОМ - время обслуживания рабочего места;

ПН - потери (перерывы) организационно-технического характера, зависящие от неполадок на производстве;

• ПР - потери времени, зависящие от рабочего;
• ПЛ - потери времени на личные нужды и отдых.

Для повышения информативности анализа по категориям затрат времени вводится дополнительное обозначаемое числом разделение: ПЗ-1, ПР-5, ОМ-2 и т. д. Система кодирования принимается для каждого предприятия самостоятельно.

Рассмотрим порядок проведения фотографии на примере (табл. 1) .

Объектом наблюдения был токарь участка № 3 цеха № 1 условного предприятия, наблюдение проводилось 21 января 2004 года.

Смена началась в 8:00. Токарь начал день со смазки станка (колонка 2), которую закончил в 8:06 (колонки 3 и 4). Затем до 8:11 он получал производственное задание и чертеж, а до 8:14 - рабочий инструмент. После получения инструмента до 8:18 мастер участка провел инструктаж. После инструктажа, получения заготовок (до 8:27) и наладки станка (до 8:40) токарь приступил к изготовлению деталей.

Все указанные виды работ токаря, а также все остальные виды его работ и перерывов были занесены в лист наблюдений. Общее время наблюдения составило 480 мин (8 час). Определение продолжительности по категориям затрат рабочего времени производится путем вычитания из времени замера каждого последующего элемента в таблице времени предыдущего.

По результатам наблюдений составляется сводка одноименных затрат рабочего времени (табл. 2) , а также фактический и проектируемый балансы рабочего времени (табл. 3) .

В нашем случае подготовительно-заключительное время фактически составило 42 мин (8,8% от времени наблюдения), оперативное время - 364 мин (75,8%), время обслуживания рабочего места - 30 мин (6,2%), время перерывов организационно-технического характера (не по вине рабочего) - 23 мин (4,8%), время перерывов по вине рабочего - 17 мин (3,6%), время на отдых и личные нужды - 4 мин (1,0%).

Полученные данные дают достаточно четкое представление о структуре затрат рабочего времени и их количественных характеристиках.

Разработка норм времени

Процесс нормирования на отечественных предприятиях осуществляется на недостаточно высоком уровне. Как правило, нормированием не полностью охвачено оперативное время и/или отсутствуют нормативы подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и регламентированных перерывов как в общем, так и их составляющих элементов. В этом случае фотография рабочего времени является основным источником исходных данных для проведения нормирования.

В таблице 4 представлена сводка элементов подготовительно-заключительного времени, полученная при анализе фотографий рабочего времени. Фотографирование проводилось на рабочем месте токаря в течение пяти дней. Технология производства изделий в этот период не предусматривала использование специальных приспособлений. Средняя продолжительность подготовительно-заключительного времени составляла 24,0 мин, или 5,0% от рабочего времени. В том числе были определены и затраты времени на отдельные элементы подготовительно-заключительного времени.

Аналогичным образом проводятся сбор и анализ результатов при нормировании времени обслуживания рабочего места на основе фотографии рабочего времени.

В тех случаях, когда подготовительно-заключительное время имеет незначительный удельный вес в рабочем времени, его целесообразно не выделять в самостоятельную часть нормы, а включать в состав нормы штучного (на одно изделие, операцию) времени. С помощью фотографии рабочего времени определяется процент подготовительно-заключительного времени в рабочем времени, а дальнейший расчет проводится как процент от оперативного времени.

Время обслуживания рабочего места обычно рассчитывается как процент от оперативного времени.

Перспективы повышения производительности

Фотография рабочего времени может быть использована как для разработки норм, так и для оценки перспектив повышения производительности труда на данном рабочем месте.

На рассматриваемом предприятии применительно к рабочему месту токаря нормативное значение подготовительно-заключительного времени составляет 24,0 мин, время на обслуживание рабочего места - 24,0 мин. При этом предусматриваются нормативные потери рабочего времени, связанные с отдыхом и личными нуждами рабочего, в 2,5% (12 мин) от рабочего времени (табл. 3) . Таким образом, нормативная продолжительность оперативного времени составляет:

ОП = РВ – (ПЗ + ОМ + ПЛ) = 480 – (24 + 24 + 12) = 420 мин.

На основании проведенной фотографии рабочего времени можно рассматривать три возможных направления повышения производительности труда:

1. Повышение производительности за счет снижения потерь времени по организационно-техническим причинам. Применительно к рассматриваемому примеру - на 6,3%.

2. Повышение производительности за счет снижения потерь времени, зависящих от рабочего. Применительно к рассматриваемому примеру - на 2,5%.

3. Повышение производительности за счет устранения непроизводительной работы и потерь рабочего времени. Применительно к рассматриваемому примеру - на 15,4%.

Таким образом, сократив непроизводительные потери рабочего времени и увеличив оперативное время, можно повысить производительность труда на данном рабочем месте на 15,4%. В этом случае при неизменной номенклатуре продукции в течение смены будет производиться не 35, а 40 деталей (изделий), а при переменной - дополнительная продукция. На практике такая ситуация встречается достаточно часто, и именно благодаря фотографии рабочего времени удается существенно сократить непроизводительные потери рабочего времени.

Еще чаще встречается ситуация, когда имеет место перевыполнение норм штучного времени при одновременном наличии непроизводительных потерь рабочего времени.

Предположим, что нормированным заданием было установлено произвести 35 деталей в течение смены. При этом норма штучного оперативного времени составляла 12,0 мин. Однако вследствие недостатков организации производства и технического обслуживания оборудования, нарушения производственной дисциплины имели место потери рабочего времени (табл. 3) . Рабочий, компенсируя непроизводительные потери, затрачивал на производство каждой детали 10,4 мин, то есть на 1,6 мин меньше.

Обычно подобные перевыполнения норм приветствуются и даже материально стимулируются. И очень часто неоправданно. Прежде всего нужно выяснить, за счет чего достигается перевыполнение норм - за счет лучшей организации труда или за счет нарушения технологии. Нарушение технологических режимов приводит к перегрузке инструмента и оборудования, преждевременному их износу и выходу из строя, а значит, увеличению затрат на ремонт, замену и обслуживание. Достаточно часто нарушение технологии приводит к выпуску скрытого брака и влияет на конкурентоспособность предприятия. Если достигнутый уровень производительности соответствует техническим и технологическим возможностям оборудования и качество продукции при этом не ухудшается, то принимается решение о пересмотре действующих на предприятии норм на данный вид продукции (операцию). В противном случае принимаются меры по приведению производственного процесса в соответствие с требованиями норм.

Таким образом, фотография рабочего времени является достаточно универсальным и доступным инструментом нормирования труда, изучения структуры затрат рабочего времени, проверки соблюдения технологической дисциплины, разработки мероприятий по повышению производительности труда и сокращению непроизводительных потерь рабочего времени. Фотография рабочего времени может применяться вне зависимости от наличия или отсутствия норм времени, выработки и т. д. на предприятии. Применение фотографии дает практический результат для нормирования труда всех категорий персонала - руководителей, профессионалов, специалистов, технических служащих и рабочих.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала

Как известно, грамотное распределение времени на исполнение возложенных обязанностей, один из основных путей к повышению производительности труда и эффективности работы. Специалисты, умеющие правильно использовать рабочее время, способны работать в штатном режиме, без авралов и сверхурочных. Но… этого часто бывает мало. Если руководитель не может объективно оценить роль каждого работника в общем деле и распределить нагрузку в соответствии с его навыками и умениями, сам работник не справится. И в компании поселяется хаос.

Что это такое фотография рабочего дня и зачем она нужна

Знакомая картина для многих работников офиса. Все чем-то заняты. Переговоры и совещания, отчеты и презентации, графики и диаграммы. Бесконечная суета и ворох заданий, сыплющихся как из рога изобилия. Сегодня мы открываем магазин? Нет, кафе? Едем заключать договор поставки?

Как итог. Все на нервах, в коллективе растет недовольство, результативность падает до нуля. Здесь на помощь может прийти фотография рабочего дня. А именно, тщательное изучение использования рабочего времени, с фиксированием временных затрат на те или иные действия. И неважно: составление ли это важного отчета либо перекур.

Вопреки сложившемуся мнению, что хронометраж рабочего времени процедура, не предвещающая ничего хорошего работникам, сегодня это далеко не так.

Цели и задачи

Конечно, большинство компаний ставит перед собой задачу найти неэффективно используемые минуты или часы и сократить расходы на оплату труда. Как вариант, уволить одного работника и переложить его обязанности на оставшихся специалистов без дополнительной оплаты, или увеличить нормы выработки при сдельной форме оплаты труда.

Однако, у фотографии рабочего времени есть множество других задач.

• Что касается работников , экономического отдела или бухгалтерии, то фотография рабочего времени поможет правильно оценить использование рабочего времени, распределение обязанностей и нагрузки. Сделать выводы о необходимости проведения тех или иных мероприятий.
• На ее основании рассчитывают нормы и сдельные расценки.
• С ее помощью легко выявить причины невыполнения нормативных показателей или низкой эффективности работы по продажам. А такое может быть не только по вине работника. Среди причин ошибки в расчетах, нерациональное использование оборудования, неравномерная загрузка мощностей, несвоевременное получение заданий.

Вполне вероятно окажется, что экономист составляет графики, которые никому не нужны, а важные отчеты делает после работы. Или в отделе продаж результат приносят несколько человек, а остальные лишь создают видимость бурной деятельности, ведя переговоры и совещания. Да и не у всех есть способность быстро продать продукт большому количеству покупателей. Но это вовсе не означает, что специалист лишний в отделе продаж. Возможно, он умеет быстро и качественно собирать информацию и анализировать ее. В этом случае пересмотр его обязанностей поможет работнику реализовать себя, а руководителю делегировать ему часть обязанностей менеджеров, позволив им больше времени работать, например, с базой клиентов.

Основная задача такого мероприятия, как фотография рабочего времени – повысить эффективность работы компании за счет сокращения затрат и использования потенциала каждого работающего в полной мере.

Особенности проведения фотографии рабочего времени

Особенности в выполнении фотографии рабочего времени будут зависеть от нескольких факторов.

• Цели. Для расчета норм и расценок потребуется заполнить 4–5 наблюдательных листов фотографии рабочего дня, чтобы потом избежать ошибок в расчетах.
• Выявление неэффективно используемого рабочего времени. Самый сложный и ответственный момент. Так как требует объективного подхода, понимания функций и задач каждого работника. Проводится несколько раз с довольно большим временным интервалом. Стараются учесть сезонность, неравномерность нагрузки по дням недели и времени суток. Для менеджеров отдела продаж подобный контроль должен быть постоянным. Меняются спрос и предложение, меняются покупатели, а значит, меняются и временные затраты. Благо современные технологии позволяют сделать мониторинг рабочего времени, не привлекая большого количества специалистов.
• Профессии работника. Для каждой профессии существуют некоторые особенности выполнения хронометража рабочего дня.

• Если работник занят на производстве, где каждый день проводит одну и ту же операцию, то для анализа будет достаточно провести 1–2 замера, чтобы в полной мере оценить эффективность его работы.
• К повару в ресторане будут совсем другие требования. Его нагрузка в полной мере зависит от количества посетителей. И если повар пьет чай в подсобке, то это может и не его вина, а руководства, которое не смогло привлечь посетителей. Интересно, кого уволить или лишить премии? Повара? Администратора? Маркетолога? Того, кто не справляется со своими обязанностями. А это повод для дальнейшего, более глубокого анализа.
• А когда приходить делать фотографию рабочего времени к бухгалтеру, экономисту, специалисту отдела продаж? В период подачи отчетности, подготовки сделки или аукционных мероприятий они будут крутиться как белка в колесе. Но бывают периоды, когда будут прилагать все усилия для создания хоть какой-то видимости работы. Правильный ответ – в разные периоды, предварительно изучив существующие распределение обязанностей и нагрузку. Только в этом случае можно объективно изучить использование рабочего времени и сделать необходимые корректировки в их работе.

Отдельной строкой стоят водители и экспедиторы. Проведение фотографии рабочего дня этой категории довольно трудоемкий процесс, который большинство компаний стараются возложить на современные технологии. Тем не менее, анализ простоев поможет лучше понять их причину и возможно отказаться от услуг некоторых поставщиков, которые регулярно срывают сроки погрузки. Ведь это ваши прямые убытки.

Кому полезны данные

Результаты фотографии рабочего времени, прежде всего, попадают на стол экономистов, менеджеров среднего и высшего звена. И если экономистам они нужны для дальнейших расчетов, выведения норм и расценок для оплаты труда, то у руководства свои цели.

Тщательный анализ и разработка мероприятий, выявление фактов неэффективного использования рабочего времени и разработка мероприятий, направленных на исправление ситуации. При объективном подходе можно значительно повысить результативность работы отдела, и маржу всей компании. Только не стоит действовать в ключе «закрыть курилку» и «отключить всем Интернет». Последнее в наше время совсем не вариант. Лучше устроить чемпионат по игре в «Косынку» и всех призеров депремировать.

Если подходить к делу с целью, грамотно, то в отделе продаж можно оценить:

• время, потраченное на непосредственно продажи, и сбор данных, оформление документов и подготовку отчетности. Не редкость, когда громоздкие отчеты, забирают у менеджеров много времени. При этом являются трудночитаемыми и малоинформативными;
• степень процессов. Одна хорошая программа, а их для продаж сейчас создано немало, позволит специалистам сократить время на сбор информации и аналитику и направить его на активное продвижение товаров;
• совещания и тренинги. Это неотъемлемая часть работы отдела по продажам. Но эффективны ли они и не много ли их. Если они сегодня потеряли свою актуальность и отнимают слишком много времени, то пора менять подходы;
• нагрузку. Особенно касается ритейла. Не секрет, что группы товаров занимают разное время. А значит и временные затраты у менеджеров разные. Возможно нужно кого-то разгрузить, а кому-то добавить работы.

Виды фотографии рабочего времени

Некоторые особенности в проведении фотографии рабочего времени зависят от ее вида. Подразделяют на индивидуальную, групповую и бригадную.

Индивидуальная

Один из самых легких способов получить точные сведения о затратах времени на выполнение той или иной операции, а так же на подготовку рабочего места, на получение задания и материалов. Такой вид фотографии рабочего дня специалиста содержит наименьшее количество погрешностей.

Чаще всего индивидуальную фотографию рабочего времени применяют для выведения норм и расценок при применении индивидуальной сдельной оплате труда. А также для определения эффективности работы специалистов, которые работают не в команде, а по своему направлению. Применяется такой вид нечасто, поскольку требует большого количества трудозатрат. Ведь получается, что несколько дней один инженер-нормировщик будет занят с одним работником. Идеально подходит для менеджеров отдела продаж.

Групповая

Наиболее часто встречающийся вид фотографии рабочего времени. Подходит для индивидуального анализа использования рабочего времени, но при этом в зоне наблюдения может быть до 15 человек. Помогает оценить работу отдела, небольшого производственного цеха, торгового объекта или кафе. Имея перед глазами общую картину, легко выявить «слабое звено» в команде и промахи руководителя. Способ не отличается большой точностью, и не подходит для обоснования норм и расценок.

Проводят фотографию рабочего времени следующим образом. Наблюдатель с равной периодичностью подходит к каждому работнику и отмечает в карточке, что в данный момент тот делает.

Бригадная

В принципе схожа с индивидуальной, только объектом является бригада работников, занятых на выпуске одной продукции или производственном этапе, в котором можно точно определить начало процесса и его конец. Чаще всего применяется для обоснования норм и расценок при всех видах сдельной коллективной оплаты труда. В случае, когда в ходе исследования появляются сомнения в эффективности бригады, или регулярном невыполнении норм, то проводят групповую фотографию рабочего дня.

Практически никогда не применяется для офисных работников, в том числе и отдела продаж.

Порядок проведения

Решение о проведении фотографии рабочего дня принимает руководитель.

Определение целей

В качестве инициаторов подобных мероприятий могут выступать руководители всех рангов, желающие оценить эффективность работы подчиненных, инженеры-нормировщики при запуске в производство нового вида продукции, экономисты, сомневающиеся в нормах или расценках. Фотография рабочего дня, свод результатов и их анализ – дело не одного дня.

Подготовка

После определения целей и задач, которые планируется выполнить в ходе предстоящих мероприятий, начинается непосредственная подготовка. В соответствии с ними выбирают форму проведения фотографии рабочего времени, определяют количество исследований и их даты, готовят карты рабочего дня, назначают исполнителей и ответственных. Все даты согласовываются с непосредственными руководителями подразделений, в которых будет проходить хронометраж. Именно они смогут правильно оценить нагрузку и выбрать наиболее подходящее время. Нормировщики предварительно знакомятся с основными этапами работ на исследуемом объекте.

В настоящее время можно отследить работу менеджера отдела продаж с помощью программного обеспечения, телефонных разговоров и простого системного администратора. Но если есть желание проверить эффективность выполнения задач с большой долей достоверности, то лучше привлечь постороннего человека, который сможет оценить ее как индивидуально, так при работе всего отдела продаж.

Фотографирование рабочего дня

Процесс фотографирования запускают с момента начала рабочего времени.

• При индивидуальном способе наблюдатель отмечает время, наименование операции или вида работ, и время окончания. Он имеет право уточнить вид выполняемых работ или составляемых отчетов и документов. Особенно, если это касается работников офиса.
• При групповой форме наблюдатель периодически подходит к каждому работнику и вносит в карточку, выполняемые работы. Периодичность и время наблюдения зависит от количества людей, занятых в фотографии рабочего времени. При привлечении экспертов, лучше представить его работникам отдела. При нужном уровне подготовке он легко справиться с задачей незаметного наблюдения.
• При бригадной форме наиболее сложно провести фотографирование рабочего времени. Проводится оно в разрезе профессий и по каждой операции, выполняемой в бригаде. Так же как и при групповой форме, наблюдатель подходит к каждому работнику. Наиболее точные результаты будут получены при работе с 3–5 наблюдаемыми.

Правила внесения данных

Заполнение листов фотографии рабочего дня проводится либо вручную, либо, при наличии программного обеспечения, сразу вносится в программу.

Наблюдатель заполняет лицевую сторону листа, где указывается цель проведения фотографии рабочего времени, ее объект, дата, время начала и окончания, данные наблюдателя. При внесении данных следует начинать записи с подготовки рабочего времени, и заканчивать его уборкой, если таковая имеется. Началом выполнения следующей операции считается время окончания предыдущей. Все записи делаются понятным почерком без исправлений и помарок. Рассчитывается и вносится время по каждой операции.

По окончании фотографирования наблюдатель заполняет сводную часть листа, где суммирует время по отдельным операциям и временным затратам. Подписывает лист фотографии и отдает на обработку.

Обработка результатов

Обработку результатов чаще всего проводят в автоматическом режиме. Занимаются ею экономисты или инженеры по нормированию труда. Они сводят результаты в таблицы, где видны затраты времени в разрезе операций, работников, профессий, бригад или подразделений.

Анализ результатов

В ходе анализа фотографий рабочего времени устанавливают удельный вес его затрат на эффективные, необходимые и неэффективные мероприятия. Сопоставляют их с нормами для каждой отрасли. Оценивают работу сотрудников, их нагрузку, находят резервы рабочего времени и возможность сокращения затрат, перераспределения обязанностей, повышения или уменьшения норм и расценок. И конечно анализируют причины простоев, задержек с получением заданий, материалов, инструментов и прочих факторов, влияющих на эффективность работы.

Пример ФРВ

Форма фотографии рабочего дня состоит из трех частей. Титульного листа, непосредственно наблюдательного листа и сводной таблицы обработки данных.

Наблюдательный лист представляет собой таблицу, со столбцами, где указывается время начала и конца операции, вид выполняемой операции, затраты времени в часах и минутах. В сводной части указывается вид операции и сумма затраченного времени по ней за день наблюдения. В качестве образца представлены индивидуальные листы фотографии рабочего дня некоторых профессий.

Бухгалтер

Как говорилось ранее, распределение рабочего времени у бухгалтера значительно различается по периодам. За пример возьмем обычный рабочий день.

Инженер

Одна из специальностей, фотография рабочего времени может сказать или много или ничего. Зависит от отрасли. Как правило, если инженер сидит на месте, а оборудование работает стабильно, то это лучший вариант для нанимателя.

Экономист

В анализе использования рабочего времени экономиста, так же много субъективных факторов. Начиная от отрасли и заканчивая направлением работы самого экономиста. В качестве примера приведен контрольный лист экономиста или менеджера отдела по продажам.

Медсестра

Одна из специальностей, в которой распорядок рабочего дня мало зависит от внешних причин, сезонности и прочих объективных факторов. Конечно, если это не реанимация.

Водитель

Из его листа фотографии рабочего времени можно узнать многое. Правда, сегодня большинство компаний предпочитает работать с GPRS-навигацией.

Из листа видно, что по причине покупателя переработка водителя составила 1,5 часа. Если такое повторяется постоянно, то стоит либо выставить претензии к покупателю, либо переложить затраты на транспортную компанию.

Недостатки методики

Метод практически не имеет недостатков. Последние, как правило, связаны с человеческим фактором. Это ошибки в замерах затраченного времени, некорректное заполнение листов ФВР и неточности в расчетах. Может сыграть свою негативную роль и субъективный подход специалиста, который впоследствии будет проводить аналитику временных затрат.

Фотографирование рабочего дня сегодня становится все более доступным, благодаря современным технологиям. И это хорошо. Оно позволяет не только высчитать нормы или расценки, но и совершенно по-новому взглянуть на эффективность использования самого важного ресурса любой компании. Кадров. А они решают многое.

Нормирование труда — это вид деятельности по управлению производством. Оно направлено на определение необходимых затрат времени для достижения определенных результатов труда. На основании полученных данных рассчитывается размер зарплаты трудящихся (оклада и доплат, надбавок стимулирующего характера), а также стоимость услуг, оказываемых организацией.

Нормирование труда является важным элементом системы управления персоналом организации. С его помощью возможно установить необходимость:

• повышения эффективности использования трудового потенциала работников;
• оптимизации их численного состава;
• иных возможных изменений, учитывая специфику конкретной организации, а также ситуацию на рынке.

Кто такой хронометражист

Трудовую деятельность любого специалиста, особенно если это производственный процесс, можно разделить на операции и элементы. Цель привлечения в организацию хронометражиста — разработать нормативы основного и дополнительного времени, проверить обоснованность норм выработки, определить и впоследствии закрепить наиболее рациональный режим работы для данного подразделения организации.

Этот работник должен обладать определенными навыками и знаниями, в частности, знать, как изучать трудовой процесс, какие именно хронометражные наблюдения подойдут в данном случае, порядок их проведения, уметь обработать и проанализировать результаты своей работы. Уметь пользоваться приборами для фиксации затрат рабочего времени. Понимать основы физиологии и психологии труда, разбираться в организации труда.

Как следует из названия, в обязанности этого работника входят хронометражные наблюдения выполнения отдельных элементов операций технологического процесса. Измеряя, обрабатывая и анализируя трудовой процесс, хронометражист получает данные, которые ложатся в основу нормирования отдельных операций.

Результатом работы хронометражиста является аналитический отчет по результатам наблюдений. На его основе отбираются наиболее рациональные элементы операций для включения их в нормативы времени, можно проследить, где происходят потери рабочего времени, установить причины их возникновения и дать заключение о необходимых затратах времени, а также предложить мероприятия по устранению потерь рабочего времени.

Осовремененной сутью этой должности является так называемая фотография рабочего дня, когда сами работники в течение определенного времени ведут временной учет операций по своей работе. Потом все это анализируется, и делаются выводы относительно затрат на ту или иную операцию трудового процесса.

Как определить нормы труда

Нормы труда определяются с помощью хронометража. Перечислим основные процедуры в организации хронометража рабочего времени:

• готовится форма документа, в которую будут вноситься результаты хронометража. Для конкретной должности или трудовой функции может составляться определенная форма;
• организуется сбор данных. Его проводит наблюдатель, который следит за выполняемой работой сотрудника и вносит информацию о его трудовой деятельности в подготовленную форму;
• проводится систематизация данных, которые были получены в процессе проведения хронометража.

Рабочий процесс анализируют на основе стандарта выполняемой работы. Выбираются оптимальные варианты технологии работы, организации рабочего места, позволяющие получить наилучшие результаты труда. Также пересматривается режим работы и отдыха трудящихся.

По окончании процедуры работодатель устанавливает необходимые нормы труда для нормальной работы организации.

Как создать фотографию рабочего дня

Работодатель может разработать свои правила и порядок определения нормирования труда. Одним из вариантов определения норм труда является фотография рабочего места.

Она представляет собой систему изучения затрат рабочего времени, которое требуется работнику для выполнения определенного объема работ. При этом на практике выделяют различные виды «фотографирования»: индивидуальную (т. е. одного работника), групповую (группы работников), самофотографию.

Образец групповой фотографии рабочего дня

В случае составления самофотографии эта работа проводится самим сотрудником. В течение всего трудового дня он должен вносить в отдельный документ информацию о видах работ, на которые было потрачено его рабочее время (обязательно указывается временной отрезок). Также вписываются данные о затратах времени на личные нужды и о потерях рабочего времени (например, проблемы с оборудованием или связанные с ожиданием клиентов). После этого проводится анализ полученных результатов (с помощью составления графиков и подсчетов). Форму документа, в который будут заноситься результаты наблюдения, работодатель может разработать самостоятельно.

Бланк индивидуальной фотографии рабочего времени

Фотография рабочего времени позволяет руководителю установить, сколько фактически работникам необходимо времени для выполнения определенной задачи, рационально ли они используют свое рабочее время.

Подобный инструмент выявит непродуктивные затраты рабочего времени и наладит тайм-менеджмент.

Порядок проведения фотографии рабочего времени должен быть закреплен в локальном нормативном акте организации (например, в инструкции). Ее следует утвердить приказом и ознакомить с документом всех работников под личную подпись. В инструкции нужно указать, что фотография производится только по специальному указанию руководителя.

Когда работодатель нанимает сотрудника на работу, он предполагает, что подчиненный будет выполнять поставленные перед ним задачи за установленное руководством время. Но зачастую определенного для выполнения поручения времени недостаточно из-за устаревшего оборудования, излишней нагрузки, недостаточной квалификации и по иным причинам. Но иногда работник не справляется просто потому, что тратит время не на то, что нужно. Именно поэтому целесообразно проводить исследования и выяснять реальную причину медленного выполнения работы. В этом работодателям помогает так называемая фотография рабочего времени.

Что такое фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени представляет собой инструмент, применяемый работодателями для исследования продуктивности работников и помогающий выяснить, куда уходит время конкретного специалиста. Также можно сказать, что фотография рабочего времени – это средство для установления временных затрат на выполнение поставленной задачи, производственных мощностей и интеллектуальных ресурсов. Благодаря данному инструменту у работодателя появляется возможность увеличить продуктивность с минимальными вложениями.

Важно! Фотография рабочего времени по факту не является привычной всем фотографией – это одноименный документ. Название свое такой документ получил по той причине, что он дает возможность запечатлеть во всех деталях выполнение работы сотрудником. В документе содержится информация о поручении начальства и начале/окончании работы над его выполнением, какие-либо пояснения.

Разновидности фотографий рабочего времени

Различают 3 разновидности фотографии рабочего времени, каждая из которых характеризуется своими особенностями:

Вид фотографии рабочего времени	Описание
Индивидуальная	Разновидность фотографии рабочего времени, отличающаяся тем, что фотография заводится исключительно в отношении одного подчиненного с целью отслеживания эффективности его работы. За трудовым процессом сотрудника наблюдает специальная комиссия, а данные исследования переносятся в наблюдательный лист.
Групповая	Фотография рабочего времени, оформляемая сразу на группу работников. Комиссия наблюдает за трудовой деятельностью всего коллектива и вносит данные в форму. Цель оформления документа – получение сведений об эффективности каждого специалиста внутри рабочей группы. Если наблюдение производится за группой, состоящей более чем из 3 сотрудников, анализ представляет собой множество мгновенных наблюдений, в ходе которых фиксируются сведения о действиях каждого из работников. Члены комиссии: выбирают конкретные трудовые задачи для проведения анализа; делят анализируемое время на интервалы; фиксируют временные интервалы в специальном бланке, обозначая их буквой или цифрой.
Бригадная	Данный метод оценки применяется на производствах и практически ничем не отличается от группового способа получения фотографии рабочего времени. Только вместо группы работников анализируется производительность рабочей бригады.

Чем фотография рабочего времени отличается от хронометража

Фотографию рабочего времени не стоит путать с понятием хронометража – это совершенно разные инструменты исследований:

Фотография рабочего времени	Хронометраж
Назначенное директором фирмы официальное мероприятие. Фотография формируется в соответствии с документацией, утвержденной руководством компании. По итогам проведения мероприятия оформляется бланк установленной внутри компании формы.	Инструмент, необходимый для отслеживания временных затрат на выполнение поставленных задач. Хронометраж используется самим работником предприятия. Сотрудник самостоятельно решает, как и куда записывать полученную в ходе исследования информацию.

Кем может быть получена фотография рабочего времени

Проводить наблюдение за работой сотрудников имеют право лица, уполномоченные на это руководством фирмы. Так, в состав специальной комиссии могут быть включены:

• специалисты по охране труда или работники, ответственные за охрану труда на предприятии;
• главный инженер или рядовые инженеры;
• представители бухгалтерии;
• сотрудники отдела кадров, менеджеры.

Кому может понадобиться фотография рабочего времени

Разберемся, кто может использовать в работе сведения, полученные благодаря фотографии рабочего времени. Вообще, полученной информацией могут пользоваться любые заинтересованные лица. На практике, фотография чаще всего используется:

• Владельцами компаний и директорами предприятий. При помощи данного инструмента становится возможным определить степень загруженности работников, производительность каждого из них.
• Сотрудниками отдела кадров и менеджерами по персоналу. Фотография позволяет составлять эффективные должностные инструкции, нанимать оптимальное число работников в штат, организовывать исследования.
• Самим персоналом. Сотрудники, заинтересованные в эффективном сотрудничестве с работодателем, в повышении по должности и в получении высокой зарплаты, смогут при помощи фотографии рабочего времени повышать свою производительность и оптимизировать рабочее время.

Какие цели и задачи выполняет фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени используется для достижения следующих целей:

1. Обнаружение «утечки» рабочего времени на протяжении трудовой смены.
2. Организация обучения персонала для повышения эффективности работы.
3. Определение проблем, из-за которых появляется «утечка» времени.
4. Изучение опыта наиболее успешных в плане производительности компаний.
5. Планирование мероприятий, направленных на решение проблемы «утечки» времени.
6. Разработка временных нормативов (так называемых «дедлайнов»).

Фотография рабочего времени применяется на производстве для решения перечисленных ниже задач:

1. Принятие верных управленческих решений при формировании штата сотрудников, разработке должностных инструкций, составлении плана выполнения работ.
2. Анализ расхода времени у передовых сотрудников производства.
3. Изучение возможного объема работ для отдельно взятого работника.
4. Оценка условий работы и влияния таких условий на производительность.
5. Формирование фактического баланса времени путем группировки временных затрат по разным категориям.
6. Определение действенных методов повышения эффективности.
7. Точное определение структуры рабочего времени.
8. Проведение сравнительного анализа работы сотрудников со схожим профилем.
9. Выявление причин «утечки» времени вовремя.
10. Установление причин несвоевременного выполнения рабочего плана.

Этапы проведения исследований с целью создания фотографии рабочего времени

Процедура оформления фотографии рабочего времени подразделяется специальной комиссией на 3 этапа:

1. Подготовка. Члены собранной комиссии изучают специфику работы подчиненного, в отношении которого проводится проверка. Необходимо проанализировать технические особенности, подготовить наблюдательные листы для внесения базовых параметров, подлежащих изучению.
2. Наблюдение. Члены комиссии фиксируют длительность рабочих процессов. Например, если работнику поручили выполнить 3 задачи, в наблюдательных листах должны присутствовать эти 3 задачи – возле них указывается время начала и окончания выполнения задания с учетом перерывов (в том числе несанкционированных). Наблюдение проводятся на протяжении трудовой смены.
3. Обработка результатов. Данный этап подразумевает выполнение следующих действий:

• • Подсчет общей длительности времени, потраченного на выполнение задания (установление времени, которое понадобилось для выполнения конкретных поручений, для перерывов).
  • Оценка результатов исследования (следует иметь в виду, что, если работа выполняется во вредных или опасных условиях, длительное выполнение поставленных задач становится невозможным в силу закона).
  • Сравнение полученных результатов с приблизительными нормативами.
  • Выявление слабых мест, обнаружение «утечек» времени, поиск способов повышения коэффициента полезного действия каждого сотрудника и коллектива в целом.

Как оформить результаты наблюдений

Как уже было сказано, при проведении исследований члены комиссии заполняют специальные бланки, содержащие следующие сведения:

• наименование документа;
• название предприятия, структурного подразделения;
• сведения о сотруднике, эффективность работы которого изучалась;
• образование работника, степень подготовки;
• должность, которую занимает подчиненный;
• вид порученной ему работы;
• поставленные перед сотрудником задачи.

Содержимое бланка может выглядеть следующим образом (пример):

Номер	Наименование поставленной задачи	Начало работы над заданием	Завершение работы	Продолжительность	Примечания
1	Работа с поступающей информацией	09:00	17:30	8 ч. 30 мин.	Разбор электронной почты, подготовка ответов
На обслуживание рабочего места (включение компьютера, наведение порядка на столе) потрачено 15 минут.
На перерывы между выполнением задач потрачено 10 минут. Всего перерывов – 5. Итого – 50 минут.
Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00.
На завершение работы (выключение компьютера) потрачено 10 минут.
На оперативное выполнение задач фактически потрачено: 6 ч. 15 мин.

Важно! После окончания работы над заполнением бланка его передают на подпись руководителя структурного подразделения, в котором проводились исследования. Далее документ направляется на подпись к работодателю.

Как фотография рабочего времени позволяет судить о тяжести труда

Поскольку на производительность труда оказывают влияние не только усилия работника, но и условия, созданные на рабочем месте, а также особенности функционирования оборудования на предприятии, в целях улучшения и ускорения рабочих процессов целесообразно выявить проблемы, мешающие работать, и вовремя устранить их.

С этой целью организуется анализ тяжести труда. Для составления фотографии в такой ситуации привлекают специалистов по охране труда, поскольку они осведомлены о процессе работы лучше всех. В ходе проведения проверки анализируются, к примеру, временные затраты на запуск оборудования.

Как действовать после того, как оформлена фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени может подсказать руководству о необходимости проведения одной или нескольких мероприятий из списка ниже:

• Перераспределение нагрузки (необходимость в перераспределении задач возникает в случае, когда одно структурное подразделение компании нагружается больше другого).
• Изменение обязанностей (если сотрудник не соответствует должности, ему можно поручить выполнение других задач либо провести обучение).
• Увеличение штата работников (если усилий всех подчиненных недостаточно для оперативного выполнения заданий).
• Увеличение или уменьшение заработной платы (если один сотрудник отличается высокой производительностью труда, а другой тратит много времени на перерывы и отвлечения, целесообразно повысить зарплату эффективному работнику и понизить – малоэффективному).

Карта фотографии (образец)

Перед вами образец карты фотографии рабочего времени ():

Наблюдательный лист

Скачать бланк и образец наблюдательного листа вы можете по следующей - .